El habeas data en Colombia es entendido como el derecho de las personas sobre sus datos personales, sobre información que almacenada en archivos o bases de datos son manejadas por entidades públicas o privadas en observancia de la Ley 1581 de 2012. El ejercicio de este derecho le permite a la persona exigir la actualización, tener conocimiento y hacer la rectificación de estos datos ante las entidades que los administren cuando lo considere necesario.

Debe recordarse que las bases de datos en la actualidad son una herramienta casi indispensable para el desarrollo de actividades económicas o de cualquier otra índole, y la facilidad que ofrecen hacen evidente el incremento acelerado de estas herramientas en las últimas décadas. Resultando casi imposible imaginarse hoy en día grandes compañías operando sus negocios sin bases de datos, es alarmante la tardía regulación que ha hecho el Estado sobre el manejo de la información contenida en ellas y el reconocimiento legal del derecho que les asiste a las personas sobre su información personal o datos sensibles.

En el año 2012 se promulgó la Ley Estatutaria 1581, reconociendo en primer lugar que los datos poseen un titular al que le pertenece de forma natural, y casi exclusiva, la disposición de sus datos. Es por eso que cualquier manejo dado por fuera del círculo doméstico o personal que no sea público, histórico, de urgencia médica, requerido por autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, debe ser autorizado previamente por el titular para su archivo y disposición.

En el manejo de datos coexisten dos agentes adicionales al titular: por un lado, el responsable de los datos,  quien es el que dispone del tratamiento de la información de una persona; y por el otro, el encargado de datos, el cual realiza el tratamiento de los mismos de acuerdo a las directrices del responsable. Estos deben acogerse en su actividad a la Ley 1581 y demás normas que regulen la materia, dando estricto cumplimiento a los deberes, derechos y principios que esta norma dicta. A continuación resaltamos algunos principios primordiales del Habeas Data, que aclaran lo que sería un mal manejo, o el actuar indebido de los agentes que intervienen en el archivo de sus datos si los contrarían:

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Ante cualquier inconveniente relacionado con los anteriores principios, así como con los derechos o deberes que la Ley dispone, el titular posee la facultad de realizar consultas o reclamos ante cualquiera de los agentes, según el caso. Las consultas son el mecanismo por el cual el titular puede ejercer su derecho a conocer la información personal que repose en un archivo o base de datos de una entidad, pública o privada. Cuando se formula una consulta la entidad requerida está obligada a responder al titular en diez (10) días hábiles contados desde el envío mediante el medio habilitado por el agente. De manera excepcional, y por motivos sustentados, el encargado o el responsable podrá extender el tiempo de respuesta en máximo cinco (5) días hábiles.

Si la información no es veraz, o requiere ser corregida, actualizada o suprimida, o en caso de incumplirse alguno de los deberes de los agentes que intervienen en el manejo de sus datos personales, el titular podrá presentar reclamo contra cualquiera de estos (encargado o responsable), observando el siguiente procedimiento:

1. Debe dirigirse contra el responsable o el encargado del tratamiento, con la identificación del titular, hechos que dan lugar al reclamo, dirección y los documentos que soporten el reclamo.
2. En caso de ser incompleto el reclamo, se requerirá al titular en los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para subsanarlo, teniendo un plazo de dos (2) meses para solucionar so pena de dar el tramite por desistido.
3. Dos (2) días después de recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y los motivos del mismo. Esta leyenda permanecerá todo el proceso hasta que el reclamo se responda.

Al igual que en la consulta, para este mecanismo existe un término de quince (15) días hábiles contados desde su recepción, para ser atendido. En caso de no poder decidirse dentro de este término, por motivos sustentados, podrá ampliar el término de respuesta hasta en ocho (8) días hábiles adicionales.

En caso de que cualquiera de estos mecanismos que integra la Ley no vele y proteja su derecho de habeas data, existe también la jurisdicción especial de la Superintendencia de Industria y Comercio la cual recibe casos o los inicia de oficio, realizando las investigaciones respectivas buscando hacer efectivo el derecho quebrantado. Habiéndose demostrado luego de las investigaciones y las pruebas, el trámite deriva en la imposición de medidas y sanciones por la Superintendencia, las cuales podrán tener carácter de multas, suspensiones, cierres temporales, o definitivos contra las entidades privadas que no hayan atendido a la Ley de Habeas Data. Estas sanciones solo serán aplicables a las entidades privadas pues las públicas, luego del tramite iniciado por la Superintendencia se remitirá a la Procuraduría para que determine el procedimiento y las sanciones a imponer.

En todo caso, e involucrando un derecho fundamental, siempre estará abierta la posibilidad de acudir a la tutela.

Por José Luis Bonilla

Abogado Páez Mora & Asociados