El Gobierno Nacional, poniéndose en sintonía con la tendencia mundial y dando un impulso a su apoyo al mundo digital, la economía naranja y la modernización del Estado, profirió el Decreto 2106 del 22 de noviembre de 2019, mediante el cual suprime, simplifica e implementa algunos trámites y procedimientos administrativos volviéndolos sencillos, ágiles y digitales. Los invitamos a ver los principales temas que fueron incluidos en tal regulación:

• Las autoridades no podrán solicitar en sus trámites requisitos o documentos que reposen en bases de datos o sistemas de información del Estado.Para esto se crea el Portal Único del Estado Colombiano que será el lugar en el que los ciudadanos podrán acceder a información, procedimientos, servicios y trámites que se deban adelantar ante las autoridades.
• Los ciudadanos podrán obtener en línea el Registro Civil de Defunción, cuyo mecanismo será creado por la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Salud y Protección Social. Las entidades que requieran verificar la defunción de una persona deberán interoperar o en su defecto consultar en línea las bases de datos de identificación y registro civil, de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Los pagos a la seguridad social efectuados por los contratistas de prestación de servicios se podrán verificar mediante una herramienta tecnológica y por tanto no deberán presentar la planilla de pago.
• Las autoridades deberán contar con canales digitales habilitados para efectuar trámites ante ellas. Adicionalmente, los obliga a habilitar medios de pagos electrónicos para las transacciones asociadas a trámites, procesos y procedimientos que se realicen a favor del Estado o de la entidad.
• Se crea un sistema integrado que permite agilizar los registros y seguimiento de la información de producción, distribución, consumo, declaración y pago del impuesto al consumo de licores. Se establece una actualización electrónica, así como formularios únicos que permitan una mejor cooperación entre entidades nacionales y territoriales.
• Las notarías puedan emitir actos y escrituras públicas digitales y la firma electrónica o digital tendrá los mismos efectos que la autógrafa para el otorgamiento de estas. Las copias de los documentos notariales también podrán expedirse de manera electrónica.
• Se aclara y simplifican los trámites para prestadores informales del servicio de hospedaje o alojamiento turístico en las unidades residenciales destinadas a vivienda en la que se deberá contemplar en el respectivo Reglamento la posibilidad de ejercer la actividad
• Las entidades prestadoras de salud no podrán exigir carné o certificado de afiliación a los pacientes para prestarles el servicio, puesto que podrán consultar en línea con las bases de datos que determine el Ministerio de Salud y Protección Social para el efecto.
• La Autoridad de Tránsito no podrá exigir el certificado físico de la revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes, como quiera que deberá verificar el cumplimiento de esta obligación a través del Registro Único Nacional de Tránsito.
• En materia ambiental se unifican los formatos para las concesiones, autorizaciones, permisos y licencias ambientales, así como la obligación del uso por parte de las autoridades ambientales de una Ventanilla Única de Trámites Ambientales – VITAL, encargada de recibir todas las solicitudes a nivel nacional.
• La interoperabilidad es uno de los mecanismos con que cuenta el sector comercio para facilitar la realización de trámites y de otros procedimientos necesarios para la creación, operación y liquidación de las empresas, y es así como se ha dispuesto que los diferentes actores que hacen parte de la ventanilla única empresarial (VUE) centralicen su información.
• La VUE es una estrategia público-privada, coordinada por el Ministerio de Comercio, operada por las Cámaras de Comercio y articulada con el registro único empresarial y social – RUES y que contará con una herramienta tecnológica para simplificar y reducir los costos de transacción para los empresarios.

Importante resaltar, que de entrada el Decreto 2106 ordena a partir de su expedición, que todo nuevo trámite en Colombia deberá, al momento de reglamentarse, consultar la ley 906 de 2005 sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicosy por tanto diseñarse de conformidad con la agilidad y facilidad de los avances de la tecnología. Así mismo, con el fin de armonizarse con la ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción, los procedimientos deberán tener como componente la eliminación de requisitos innecesarios o duplicidad de información.

La norma en comento, entra a formar parte del sistema de facilidad de acceso a la información pública, la trasparencia y la lucha contra la corrupción, en cordinación con la ley 1712 de 2014 o Estatuto para la Trasparencia del Estado y el Acceso a la Información.

La integración de la información en portales únicos de las entidades públicas, la simplificación de documentación, la obligación de facilitar el acceso a la información que obra en registros públicos y la facilitación de iniciar y culminar procedimientos a través de las herramientas digitales son sin duda un gran avance del Estado hacia la modernidad y la integración internacional.

* Por LILIÁN MORA SÁNCHEZ

Socio Senior