Por GERMÁN EDUARDO PÁEZ, miembro de la Firma

En el reciente mes de febrero, y debido a la odiosa actitud de funcionarios de despachos notariales, posiblemente auspiciados por los mismos titulares, esta firma elevó consulta a la Superitendencia de Notariado y Registro, sometiendo a escrutinio la siguiente inquietud:

“CONSULTA TOMA FOTOGRAFICA ESCRITURAS PUBLICAS

RADICADO: SNR2023EE027291

1. Teniendo en cuenta que las escrituras púbicas son documentos de consulta pública abierta y sin restricción ¿puede un usuario al consultar el protocolo en una notaría tomar fotos parciales o totales de una escritura pública o algunas de sus piezas protocolizadas con su aparato celular o cámara fotográfica? 2. En caso de estar prohibido tomar fotografías en los términos de la pregunta anterior, ¿Cuál es el fundamento legal de la prohibición? 3. En caso de ser permitido tomar fotografías en los términos de la primera pregunta ¿Cuál es la sanción legal al funcionario de notaría que impida el acceso a esa información gráfica digital o toma de fotografía? (…)”

Al respecto, encontramos interesante compartir con ustedes la respuesta de la SNR, quien en corto y puntual mensaje señala:

“Al respecto, nos permitimos informarle que el criterio de esta Oficina Asesora Jurídica sigue siendo el presentado en la Consulta SNR2019EE017092, en efecto, trascribimos literalmente apartes de la conclusión de la consulta:

“1. En atención a los fundamentos legales expuestos, los notarios se encuentran en la obligación legal de expedir copias simples en papel común de los instrumentos que reposan en su protocolo, cuyo valor “estará determinado por el valor de la fotocopia que debe estar debidamente justificado y cumplir con los criterios de razonabilidad y proporcionalidad”, hasta tanto el Gobierno Nacional se pronuncie sobre el particular fijando la tarifa correspondiente.

2. Según la solicitud del usuario, se deberá expedir copia simple o autenticada de los archivos que reposan en el protocolo, caso en el cual, tratándose de copia simple, ésta deberá expedirse en papel común.

3. En concordancia con los principios y disposiciones consagradas en la Constitución Política y en la Ley 1712 de 2014, especialmente el principio de máxima publicidad y el principio de facilidad, de conformidad con el desarrollo jurisprudencial de la Corte Constitucional, y dado que las restricciones del derecho de acceso a la información deben interpretarse de forma estricta, al no existir norma alguna que prohíba la toma de fotografías de los documentos que reposan en el protocolo por parte de los usuarios, el notario no se encuentra facultado para prohibir tal acción”. Subrayado fuera de texto.”

Conclusión de lo anterior, cuando se pretenda obtener copia de un documento obrante en el protocolo notarial, SE PODRÁN TOMAR FOTOGRAFIAS sin que el notario pueda oponerse o prohibirlo.

Para conocer el texto de la Consulta, puede dirigirse a nuestra sección de documentos y normas o simplemente dar click AQUÍ.