En este artículo queremos hacer un análisis de una de las normas que más causa duda en propiedad horizontal, cuando el paso del propietario inicial a la administración definitiva se torna oscura y cuna de conflictos.

Manifiesta el artículo 52 de la ley 675 de 2001:

“Artículo 52. Administración provisional. Mientras el órgano competente no elija al administrador del edificio o conjunto, ejercerá como tal el propietario inicial, quien podrá contratar con un tercero tal gestión.

No obstante lo indicado en este artículo, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad, cesará la gestión del propietario inicial como administrador provisional.

Cumplida la condición a que se ha hecho referencia, el propietario inicial deberá informarlo por escrito a todos los propietarios del edificio o conjunto, para que la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes. De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo.”

Los invitamos a desglosar su contenido, para ir explorando los alcances de la norma:

1. Qué es el Administrador Provisional?

Sin adentrarnos en un análisis profundo de los orígenes de la propiedad horizontal en Colombia, en el año 1948, si podemos aceptar que el Administrador Provisional es, lo que su nombre indica, el “administrador” de la propiedad horizontal y por ende en quien recae la “representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto”(artículo 50 L.675/01).

“Provisional” porque “Mientras el órgano competente no elija al administrador del edificio o conjunto ejercerá como tal el propietario inicial, quien podrá contratar con un tercero tal gestión”. En otras palabras, su provisionalidad emana de que la Asamblea o el Consejo, según el caso, no haya designado de manera definitiva quien represente a la copropiedad y, por tanto, la ley suple dicho designio ajustándo el cargo al Propietario inicial.

2. Qué funciones cumple el Administrador Provisional?

Sin duda alguna, todas las señaladas en la ley y el reglamento, y en especial las funciones contempladas en el artículo 51 de la ley 675 de 2001.

Así las cosas, podemos indicar que no existiendo norma en contrario, el administrador provisional y el definitivo atienden las mismas responsabilidades, deberes, facultades y derechos.

En este orden de ideas:

1. El Administrador Provisional detenta la representación legal del conjunto o edificio
2. Tiene bajo su custodia y cuidado el mantenimiento, conservación, reparación, reposición y administración de los bienes comunes de la copropiedad
3. Se encarga de todo lo relativo a la custodia y atención del archivo de la copropiedad (documentos legales, actas, registros, papeles, contratos, etc.)
4. Elabora el presupuesto que debe ser aprobado por la asamblea (atención: la Asamblea![1]); cobra y recauda las cuotas de administración; y ejecuta los cobros jurídicos otorgando mandato a abogados de cartera
5. Lleva bajo su responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto, que debe exisitr desde el momento mismo que nace la persona jurídica[2]
6. Adelanta todas las gestiones requeridas e inherentes para la administración general de los bienes y servicios comunes

3. Cuándo termina la gestión del Administrador Provisional?

El artículo 52 de la ley 675 indica que:

“No obstante lo indicado en este artículo, una vez se haya construido y enajenado un número de bienes privados que representen por lo menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad, cesará la gestión del propietario inicial como administrador provisional.”

Esto quiere decir, que la provisionalidad tiene una condición resolutoria, enmarcada en el hecho futuro e incierto de que el propietario inicial alcance la construcción y enajenación de bienes privados que representen no menos del 51% de los coeficientes de copropiedad.  El efecto es inmediato. La norma no relativiza ni modera, solo indica de manera imperativa: “una vez se haya construido y enajenado…”  “…cesará…”. Cualquier acto de administración ejercido con posterioridad al acaecimiento de la condición, salvo causal eximente de responsabilidad, se podrá ver sometido a la declaratoria de nulidad por falta de capacidad legal.

Lo anterior, visto con detenimiento, implica varios asuntos de orden legal:

• Así la Asamblea o el Consejo, según el caso, no designen Administrador definitivo, la provisionalidad “cesa” con el simple acaecimiento de la condición.
• Para que la condición sea cumplida, debe construirse y enajenarse bienes privados, es decir, que no vale una u otra sino las dos. El bien no debe “existir” solamente jurídicamente, sino también materialmente y debe haber un acto de enajenación de cualquier naturaleza.
• La provisionalidad es renunciable. Antes de cumplirse la condición, el propietario inicial puede convocar válidamente a la Asamblea para que designe “en propiedad”.  Esto no quiere decir, que en tanto no se de el cumplimiento de la condición, el propietario inicial no tenga “derecho” a ser el administrador provisional, con lo que es claro que su condición no puede ser arrebatada por la Asamblea o el Consejo antes de cumplir la construcción y enajenación de bienes que representen el 51% de los coeficientes
• Durante la provisionalidad, los órganos de administración del edificio o conjunto, están llamados a operar plenamente, esto es, que la Asamblea General y el Consejo de Administración deben sesionar para cumplir con sus responsabilidades y deberes, así como para ejercer los derechos, conforme lo señala la ley 675 de 2001 y el reglamento de propiedad horizontal.

4. Cómo procede la terminación de la Administración Provisional y la transición a la Administración Definitiva?

El artículo 52 nos da la respuesta:

“Cumplida la condición a que se ha hecho referencia, el propietario inicial deberá informarlo por escrito a todos los propietarios del edificio o conjunto, para que la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes. De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo”

Si bien hemos sostenido que la provisionalidad termina, sin necesidad de declaración alguna, con el cumplimiento de la condición, también es claro que a partir de ese momento el propietario inicial queda obligado a poner en conocimiento de los copropietarios la situación, para que “la asamblea se reúna y proceda a nombrar el administrador”.

Este inciso del artículo 50, deriva en varias consecuencias:

1. Una vez cumplida la condición, el propietario inicial que es el que sabe cuándo se verifica, debe comunicarlo a los propietarios, so pena de incurrir en mora en sus obligaciones
2. Una vez comunicado el cumplimiento de la condición, los propietarios deben designar la administración definitiva en un término no mayor a 20 días hábiles. Para estos efectos la asamblea sesionará, en nuestro criterio, por convocatoria del propietario inicial ya que tratándose de una asamblea “especial”[3], éste es el único habilitado para convocarla.
3. En caso de mora, y solo en caso de mora del propietario inicial, en informar del cumplimiento de la condición y convocar a la asamblea para que designe en propiedad, podrán los mismos copropietarios convocar de manera extraordinaria a la asamblea o el consejo de administración, si ya estuviere elegido, designar directamente al administrador.
4. Si la copropiedad, esto es el Asamblea o el Consejo de Administración, incurren en mora, por dejar vencer los 20 días hábiles para designar administrador definitivo, el propietario inicial quedará habilitado, por una única vez, para nombrarlo de manera válida (sin ser Asamblea ni Consejo), aun con oposición de los propietarios. Este caso aunque extraño, se da en ocasiones, creándose un conflicto de convivencia que no es deseable.

Corolario de lo anterior, es que el Administrador Provisional, es todo un Administrador y en consecuencia debe cumplir con las responsabilidades, deberes y derechos contenidos en el artículo 51 de la ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal.

Por Germán Eduardo Páez

Socio de la Firma

[1]Al respecto del presupuesto nos referiremos en un próximo artículo

[2]Esto es, una vez elevado a escritura pública el reglamento y registrado en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente (Arts.4 y 32 L.675/01

[3]Los invitamos a revisar  http://paezmora.co/2017/05/12/clases-de-asambleas-en-propiedad-horizontal/